一只加班狗的思考

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楼主 2020-11-20 13:48:51
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第八篇

1

应邀给书友会的同学们做一次关于提升工作效率的分享——

在一个周末的下午,一间会议室里,我身边围坐着前来听课的30位同学,我拿起马克笔,在白板上写下这么一个问题:


“如果现在让你穿梭回2016年,以你现在218年的能力去做16年的事项,是否可以同质同量的完工作,并且提前两个小时下班?”


会议室里陷入了思考,不一会儿,一只手、两只手、刷刷地举起来了,最后是全票通过,认为可以。


“为什么18年的你,干16年的活如此轻松呢?

我认为主要原因是:18年的工作量以及工作难度都远大于16年,所以你从18年回到16年——工作量少了,难度小了,当然做得轻松加愉快。


工作难度以及工作量,肯定是逐年增加的。大多数企业,特别像平安,从董事会到基层员工,每年雷打不动都会开展一项工作:制定来年工作计划。总会涌现出新的工作量、难度更高的工作指标。


但是旧工作并不会因为新工作的增加而减少,或者说,旧工作量减少的速度,远远跟不上新工作量增加的速度。导致的结果就是工作量一年比一年多,指标一年比一年难。


工作难度以及工作量的逐年增加,导致的结果就是——

倒逼着我们不断提升工作效率以及工作能力。人的天性就是安于现状,待在自己的舒适区,只有被外部力量逼迫的时候,才能发挥最大的潜能。

所以18年的,我们的工作能力,自然远大于16年,这个时候再来做16年的工作,自然觉得小菜一碟

2


那我第二个问题就来了——现在的你如何保质保量地完成工作,并且提前两小时下班呢?


经过前面的铺垫,答案已经呼之欲出——几个同学马上说到,同理可证,现在的你只要达到2020年的工作能力,就可以了呀!


没错!前面的两个问题只是想引导大家得出一个信念:

人的工作效率并不存在极限这一说法——不论你现在工作多忙多累——“我还有两个报告,还有四个报表,还有八个电话要打...吧啦吧啦的抱怨一大堆“。


但请记住:总会有人干得比你好,比你快,而且还比你早下班。并且这个水平并不是天方夜谭的,是你自己本人就可以做到的——两年后的你就可以做到这个水平。



为什么不能是现在?

为什么大多数人都只能在两年后达到这样的水平呢?为什么现在不可以呢?

因为大多数人都是被动成长——等到别人来加工作量、加工作难度的时候,倒逼着你去提升工作水平,这样的提升就很慢很有限。



就好像是别人踢你一下,你才进一步;别人踢你一下,你才进一步,那你永远感觉都是焦头烂额被追赶的状态,越是焦头烂额的状态,就越懒得去想怎么主动提升,就这样陷入了恶性循环。


效率工具(1/4)
时间日志

时间日志的做法很简单:

从你要开始一项事情时,记录下开始时间,事项完成之后再记录下结束时间。

一天下来,表格就会清晰体现你做了多少事项,分别用了多少时间。

举例我一天的工作记录:



(表格我是设定了函数,双击下就会显示当前时间,所以时间、用时跟占比都是自动显示,无需手工输入)


 时间日志的好处

1、发现你的时间黑洞:

每个人都曾经发出这样的感慨:

“我这个月也没买啥啊,怎么工资就没了?“

“看了淘宝账单,我真想剁手!“


时间的流逝,比刷卡消费更加隐蔽:你一天玩手机的时间,与同事闲聊的时间,发呆的时候,其实远远比你想象得要多,如果不记录下来,永远都不知道时间的真正去向。


我推荐给十个朋友用过时间日志,他们发现每天上班的7.5的小时中,浪费掉的时间平均每天在一个小时以上!在座的各位又有几个能例外呢?

2、享受计时带来的紧迫感

我们都会有这样的状态——

一个报告写了五天,但是50%的量是在最后一天完成的;

一个活动策划了一礼拜,但是50%的工作是活动前一晚做完的。


为什么同样的时间,为什么产出效益天差地别?

为什么越接近deadline(最后期限),效率越高?


因为有时间的限制,让你紧张,进而专注,从而进入效率超高的状态。


时间日志,在记录你时间的同时,同时也是在计时,感受到时间的流逝,做事才会有紧迫感。



3、为工作效率的提升提供分析数据


没有记录,就等于没有发生。


不论是会议纪要,周计划检视表,月行事历,甘特图项目管理,都是在告诉我们——有了记录才有回顾的基础,才有检视的基础。


《大长今》里有这样一个情节,长今在做医女时,遇到太后身染重病,大夫们束手无策。长今忽然觉得是不是太后的饮食习惯出了问题,于是去查阅太后的饮食记录,然后发现太后长期饮食偏好,导致疾病的发生。于是医官顺利诊断病症,太后的病果然好转。

这里太后的饮食记录起了很关键的作用,太后每天吃什么,吃了多少,这些都是很简单的信息,如果单独去看,并没有特别有价值的信息。但是长期记录下来,这些信息越来越多,呈现出来的价值也就越来越大,从这些数据里,可以看出很多问题,为后来的行动作出了指导。


记录,其实就起到这个作用。虽然一天简单的记录并不能看出什么,但是时间长了,统计的作用就非常明显,给我们行动的指导作用也就越来越大。


记录时间的消耗,是实践时间管理的开始。清楚的看到时间花费到哪里,找到自己作息的规律,也就找到了下一步行动

任何人遇到问题时,我的第一个建议都是做时间日志。这个做法很像现在医院里的大夫,去看病基本没说两句,就让你去做检查单。用大夫自己的话讲,我要看你的检查结果,才能对你的病症做出诊断。

记录时间日志,其实就是做检查的过程,记录完了,检查结果就出来了。




效率工具(2/4)
四象限法则


四象限工作是时间日志的进阶——

时间日志帮助我们把工作做快,四象限工作法帮助我们把工作做对。

就好像大海远航,不仅要低头做事,更要抬头看看,航行的方向是否正确。


方向的重要性远大于效率:在一个错误的方向,效率再高,跑得再快,最终的结果也是离终点越来越远。


这就是为什么有些同学争分夺秒地工作,但工作绩效依旧不好,就是这个原因,力气使得再大,但是没使到对的地方。





低质量的勤奋者

——大部分精力投放在第一、第三象限

他们每天都在处理紧急的事——像个救火消防员一样,东边电话一来,就跑过去救火;西边出现问题,又赶过去解决。在焦头烂额的同时,内心还会升腾出一种“我很忙、我很充实“的成就感。



高效时间管理者

——60%以上的时间投入第二象限

第二象限是一些虽然短期内看不到效果,但具有长远价值的事项,是真正能改变部门、改变自己格局的事项。



比如——工作技能的学习提升、工作标准化流程的建立,工作目标的长远规划、职涯的规划发展,团队精神的建设、关系与资源的维护,认知的提升等等。



我们会发现当一个普通员工晋升为管理者时,最大的变化就是工作重点从第一、三象限转移到第二象限,就是不再处理短期价值的琐事工作,而且专注于具有长远价值的大工程,把这些事项做好了,才能获得别人无法去替代你的价值。



我的四象限占比分别是多少呢?

其实很简单,只要在上一页的时间记录后加一列类别:


一天工作结束之后,你就可以知道自己工作事项,工作时长、以及四象限中,各个象限的时间投入占比。

每天检视自己的效率、更检视自己的工作投向。

懂时间管理的人,凭借在四象限中的时间投向占比,就可以判断这个人是什么水平的员工。



猴子法则:逃离第三象限的法宝

第三象限是我们陷入忙碌且盲目的源头,是一些紧急但不重要的事,比如——同事让你帮忙提供报表数据,电话来咨询系统操作问题的解决办法,咨询报销的操作流程等等。


这个象限的工作做得再多,也无法提升你的工作绩效。最好的办法是放权交给别人去做,如果自己就是基层工作者怎么办呢?委婉地拒绝!


那么,如何自然、委婉地拒绝呢?就得用到威廉姆翁肯提出的一个理论,叫“背上的猴子“


试想一下这样的情况:你在走廊上碰到一位同事,他说:

“我遇到麻烦了,能不能跟你谈谈?“

于是你开始关切地听他讲述,结果这个问题果然很麻烦,你听了半个小时才弄清楚是怎么回事,而且还没法立刻给出建议,于是你说:

“这个问题很复杂,我现在没有时间跟你讨论,让我仔细想想,回头咱们再谈谈“


让我们用猴子理论来分析一下这个过程。首先,你和同事在走廊上偶遇之前,谁的背上有猴子?显然,是同事的背上。

接着,你开始倾听同事的讲述,这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。


然后,听完同事的讲述,你表示要仔细想想再和同事讨论,这个时候,猴子已经完全转移到你的背上了,而同事则变成了监督者。

此后,他会不时跑来问你:那件事你考虑得怎么样啦?我们什么时候再谈谈?


我们虽然应该帮助遇到困难的同事,但是也应该避免这样的情况:让他们把你当作他们自己猴子的收容站,你收的越多,结果是他们给的越多——

到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的“猴子“。


你将一些并非自己职责的事情,做得很有效率,可这值得你沾沾自喜吗?你自己的事项完成的怎么样呢?这就是猴子法则,应用它的前提是你要明确自己的责任边界。


猴子法则实操训练

接下来是一个实操练习,看看大家能否顺利甩掉自己身上的猴子:

1、“关于金服中心退回的报销单据,志雄能帮我看一下是什么原因吗?”

2、“我们怎么解决项目预算超支的问题?”

3、“志雄,报销系统提交出现报错,能来指导我操作流程吗?”

遇到如上请求,你会怎么回答呢?








留给大家思考时间的、华丽的分割线




——“关于金服中心退回的报销单据,志雄能帮我看一下是什么原因吗?”

——“你上个月同样的事项是怎么报销的呢?麻烦你把单据编号找一下发给金服人员看一下,让他参照此单操作。”


——“我们怎么解决项目预算超支的问题?”

——“能不能先请你做一个删减成本的计划案?”


——“志雄,报销系统提交出现报错,能来指导我操作流程吗?”

——我现在手头有事走不开,上次发给你的指导书你先照这个流程操作,如果按作业指导书流程都不行,那就是系统问题,麻烦自行上报IT。


如果你掌握了猴子法则,你一定可以走出第三象限:但一定要记住两个重点:

1、明确职责,确定这只猴子不是你的

2、注意沟通方式:明确、坚决、但不生硬。








效率工具(3/4)


番茄工作法




 这是一个瑞典人发明的工作方法,规则如下:

1、设定工作时钟25分钟,然后开始专注工作,拒绝一切娱乐、闲聊。

2、25分钟到后,立即放下手中的工作,喝水、上洗手间、活动下身体——休息5分钟

3、休息五分钟后,循环开始下一个25分钟,



是的,规则很简单,甚至让人不以为然?工作25分钟就要休息,太短了吧!


番茄钟工作法背后的原理是精力管理——

在大脑精力没完全透支之前,就进行休息,让大脑精力能够快速地恢复到巅峰状态。


埋头工作,不考虑大脑工作原理的人,可能刚开始工作效率很高,但是两个小时之后,大脑精力已经透支——你会变得效率低下,静不下心,想刷手机、想去下茶水间来杯咖啡、想去洗手间。


回想下:每天的下午5点到6点,早上11点到12点是不是咱们工作效率最低的时候?认真统计下就会知道,这一个小时的产出是极低的。

为什么?因为大家的大脑已经普遍透支,想再恢复到高效率的工作状态是不可能的,是违反大脑工作原理的。


当大脑精力透支后,想再恢复到全盛的状态,反而要花上一个小时。

所以,与其透支脑力,最后不得不浪费一个小时的低效,还不如趁大脑还没透支前,有计划地做好休息。


所以番茄工作法看似简单,实际上是利用大脑的工作效率曲线,有计划、有节奏、持续性地高效工作。



效率工具(4/4)



脑子只装一件事


工作日的早上,你刚到公司查阅邮件,正在回复邮件时,铃铃铃“电话铃响了——一个同事咨询为什么金服中心退了他的报销单,于是你放下写了一半的邮件,查阅报销单被退回的原因,刚发现被退回的问题,正要电话跟金服沟通的时候,“铃铃铃“电话铃又响了,是催促你审批一个明天即将举办的预算会议申请,于是你不得不中断了打电话给金服的念头,开始审批签报,审批签报看了一半,领导刚好来咨询昨天的报表上报进度如何…


这曾经是我的真实写照,疲于奔命,一早上好像很忙,但是啥事也没做成,为什么?


因为我没掌握好一个原则:一次只做一件事。


除非是十万火急的大事,否则不要轻易停下来手中正在处理的事项。


一项科学研究表明,当思路被打断后,要再恢复到专注的状态,至少需要15分钟。


我是签报、电话都非常多的,每天接到的电话少说20个,签报量在公司前10。也就是说,在多任务切换的过程中,我一天浪费的时间,至少在两个小时以上。


我经常看到这么一个场景:一份群发公司全员的邮件,邮件刚到达,就有几位同事热烈地讨论这个事项。


就像我们看到微信消息,就会迫不及待地点开一点,当新邮件到达时,好奇跟习惯,就会迫使我们立刻放下手中的工作,不自觉地点开邮件。



后面的时候可想而知,等你处理了这封邮件,再回到手中的工作,想回到当时专注的精神状态,几乎是不可能的了。


现在每个人都是邮件成灾——积少成多,一天下来浪费的时间,是非常“可观”的。



所以我现在慢慢地养成一种“三不“的工作习惯:处理专项事务时(大约持续一个小时)

不看邮件(关闭邮件到达提醒)

不接电话(座机电话静音、手机静音)

不批签报(签报暂停审批)



不受任何打扰的一个小时,效率超神地把一件事情做完后,我再来统一处理邮件、回复电话、审批签报,统一处理完后,再继续集中精力的下一个”三不“。


细心观察就会发现,哪有那么多十万火急要你马上处理的邮件跟电话呢?

如此一来,不仅工作效率大大提升,而且工作思路也变得清晰,不再陷入盲目的忙碌。

写在最后

作为一个经常加班的孩子,写这种文章好像没什么说服力~哈哈。


但加班并不可怕,可怕的是习惯了加班、爱上了加班。


慢慢地,加班反而成为了你不去思考的保护伞——

我已经很努力地工作了,很努力地加班了,结果如何?绩效如何?效率如何?管他的,反正我已经尽力了。


当绩效导向,变成加班导向的时候,反而让大家失去了提升工作效率的动力,失去去独立思考的品质。


所以送给加班孩子的一句话:

为了提升绩效的时候,我们可以加班,但加班的时候,不要盲目加班,不要忘记自己有一颗不想加班的心,不要停下时间管理的脚步。

最后,祝大家都能效率爆表,提前下班




参考书目:推荐指数从左往右递减



每日的工作效率、工作投向检视,收集在文件袋里面。


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